База рекламных агентств

Эта функция позволяет производить поиск рекламных агентств по всей базе. Поиск, в отличие от фильтрации, работает в специальном окне, которое изолировано от содержимого. Результаты никак не повлияют на существующие данные в Excel документе.

Для начала поиска, нажмите клавиши Ctrl+F или соответствующую кнопку на панели. В открывшемся окне введите ключевое слово, по которому хотите найти организации и нажмите «Найти все». В этом же месте вы получите результат.

Поиск рекламных агентств возможен как по всей базе, так и в отдельном листе Excel файла.

Эта возможность позволяет оставить в таблице только определенные записи рекламных агентств. Фильтрация затрагивает отображение данных базы, в отличие от обычного поиска.

Чтобы начать фильтрацию, установите курсор на любой ячейке, а затем нажмите кнопку «Фильтр» на панели. Рядом с каждой ячейкой в первой строке появится кнопка выпадающего списка. Чтобы настроить фильтр, просто кликните на появившуюся кнопку любого столбца.

Например, если вы хотите выбрать рекламные агентства по названию, то просто нажмите на кнопку в колонке «Название» и введите ключевое слово для фильтрации. В итоге вы получите рекламные агентства, названия которых содержат ключевое слово.

Большая часть CRM систем имеют функцию импорта и неплохо умеют парсить данные Excel файлов «на лету». Однако, могут возникнуть сложности, если потребуется скопировать записи и вставить их в систему автоматизации, не поддерживающую текущий формат данных в базе. Тогда нам нужно преобразовать данные в другой вид с помощью специальных функций Excel.

Например, нам необходимо создать список, в котором от  рекламного агентства будет браться только один email адрес. Очевидно, что такой список должен храниться в отдельном столбце, доступном для простого копирования.

Рядом со столбцом email адресов создайте новый. Затем, введите во второй ячейке формулу: =ПСТР(D2;1; ЕСЛИОШИБКА( ПОИСК(",";D2;1)-1; ДЛСТР(D2))). Замените в формуле D2 на название ячейки, в которой хранится адрес email рекламного агентства на этой же строке. В итоге, вы получите только первый email адрес из всего списка. Затем, растяните эту ячейку на другие строки, чтобы создать список для всех строк базы.

В случае, если строка имеет фиксированное число знаков, то можно использовать короткую формулу: =ПСТР(B2;1;11). Например, для номеров телефонов или ИНН/ОГРН.

Для рассылки по email адресам или номерам телефонов, нужно иметь список из уникальных значений. Но, когда рекламное агентство владеет несколькими сайтами, все контакты этой организации будут находиться в базе и они могут повторяться. В Excel предусмотрена возможность их удаления.

Просто нажмите «Удалить дубликаты» на панели инструментов. Далее, отметьте тот столбец, из которого следует удалить повторяющиеся значения. Наконец, данные будут удалены и готовы к дальнейшей работе.