База поставщиков медицинских изделий и техники

С помощью поиска можно искать поставщиков медицинских изделий и техники по всей базе. В отличии от фильтрации данных, поиск не изменяет содержимое Excel документа, так как работает в отдельном окне.

Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F, чтобы начать поиск. Вы также можете использовать кнопку на панели инструментов. Перед вами появится окно, в котором нужно ввести ключевое слово для поиска. Чтобы приступить к поиску, нажмите «Найти все». Ваши результаты будут показаны в этом же месте.

Поставщиков можно искать как во всей базе, так и в отдельном документе Excel.

С помощью фильтрации можно выбрать определенные записи поставщиков из всей таблицы. В отличие от поиска, фильтрация меняет вывод данных базы.

Для фильтрации установите фокус на любой ячейке таблицы, а затем нажмите кнопку «Фильтр». В каждой колонке первая строка будет заменена на выпадающий список. Кликнув на кнопку этого списка, вы сможете настроить параметры фильтрации этой колонки.

Например, для того, чтобы отобрать поставщиков мед. изделий по названию, нажмите на кнопку в столбце «Название». Затем введите слово, по которому записи должны быть отфильтрованы. В итоге вы получите поставщиков, названия которых содержат ключевое слово.

Большинство CRM систем имеют возможность импортировать Excel базу и преобразовывать данные «на лету». Однако, в редких случаях, данные нужно просто скопировать в систему автоматизации, которая работает только с определенным форматом данных. Для этого данные в Excel нужно привести к другому формату.

Например, что если нам нужно получить список, в котором должно содержаться по одному адресу email от каждого поставщика мед-техники? Этот список лучше создать в отдельной колонке таблицы, чтобы его можно было скопировать целиком.

Создайте новую, пустую колонку. Затем, просто скопируйте и вставьте во вторую ячейку этой колонки формулу: =ПСТР(D2;1; ЕСЛИОШИБКА( ПОИСК(",";D2;1)-1; ДЛСТР(D2))). Здесь, вместо D2 укажите ячейку email адреса поставщика этой строки. В итоге, вы получите только первый email адрес из всего списка. Чтобы применить этот метод для остальных строк, достаточно растянуть текущую ячейку на всю колонку.

Если в строке данные имеют точное количество знаков, то можно использовать более простую формулу: =ПСТР(B2;1;11). Например, для номеров телефонов или ИНН/ОГРН.

Чтобы создавать массовые рассылки клиентам, нужно подготовить список из уникальных номеров телефонов или email. Однако, многие поставщики медицинских изделий и техники имеют несколько сайтов, поэтому контакты в базе могут встречаться несколько раз. В Excel предусмотрена возможность их удаления.

Кликните по кнопке «Удалить дубликаты» на панели вверху. Далее, отметьте тот столбец, из которого следует удалить повторяющиеся значения. Наконец, данные будут удалены и готовы к дальнейшей работе.