База автошкол

С помощью поиска можно искать автошколы по всей базе. Поиск, в отличие от фильтрации, работает в специальном окне, которое изолировано от содержимого. Результаты никак не повлияют на существующие данные в Excel документе.

Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F, чтобы начать поиск. Вы также можете использовать кнопку на панели инструментов. В открывшемся окне введите ключевое слово, по которому хотите найти организации и нажмите «Найти все». В этом же месте вы получите результат.

Поиск автошкол возможен как по всей базе, так и в отдельном листе Excel файла.

Эта функция дает возможность отбирать и получать выборочные записи автошкол. В отличие от поиска, фильтрация меняет вывод данных базы.

Первым делом установите курсор на ячейке документа, а затем кликните на кнопку «Фильтр» на панели инструментов. Рядом с каждой ячейкой в первой строке появится кнопка выпадающего списка. Кликнув на кнопку этого списка, вы сможете настроить параметры фильтрации этой колонки.

Например, для того, чтобы отобрать автошколы по названию, нажмите на кнопку в столбце «Название». Затем введите слово, по которому записи должны быть отфильтрованы. В результате база будет содержать автошколы, которые включают ключевое слово в названии.

Обычно CRM системы хорошо поддерживают импорт данных из базы Excel и парсят их «на лету». Но, может случиться так, что данные нужно явно скопировать и вставить в систему автоматизации, которая, по-умолчанию, не поддерживает стандартный формат базы. Тогда нам нужно преобразовать данные в другой вид с помощью специальных функций Excel.

Например, что, если нам необходимо получить список, в котором email от  каждой автошколы упоминается только один раз? Разумеется, такой список адресов должен быть в отдельной колонке для дальнейшего копирования.

Рядом со столбцом email адресов создайте новый. Во 2-ю ячейку этого столбца скопируйте и вставьте формулу: =ПСТР(D2;1; ЕСЛИОШИБКА( ПОИСК(",";D2;1)-1; ДЛСТР(D2))). Замените в формуле D2 на название ячейки, в которой хранится адрес email автошколы на этой же строке. Таким образом, будет получен самый первый email адрес из списка адресов. Чтобы применить этот метод для остальных строк, достаточно растянуть текущую ячейку на всю колонку.

Вы можете использовать более простую формулу, если строки имеют фиксированную длину: =ПСТР(B2;1;11). Например, для телефонов, ИНН, ОГРН.

Часто, для систем массовой рассылки нужно иметь уникальный список email адресов или номеров телефонов. Но автошколы могут иметь более одного сайта в интернете, поэтому контакты в базе могут повторяться. Excel имеет возможность легко удалить их.

На панели инструментов нажмите кнопку «Удалить дубликаты». Далее, отметьте тот столбец, из которого следует удалить повторяющиеся значения. В результате удаления вы получите данные для копирования.