База производителей мебели

С помощью поиска можно искать мебельные фабрики по всей базе. Результаты поиска будут выводиться в отдельном окне, которое не привязано к данным. Поэтому, вы можете не беспокоиться о том, что содержимое Excel-документа изменятся.

Чтобы начать поиск, нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F или кнопку поиска на панели инструментов. В открывшемся окне введите ключевое слово, по которому хотите найти организации и нажмите «Найти все». В этом же месте вы получите результат.

Производить поиск мебельных фабрик можно как во всей книге Excel, так и в отдельном документе.

Эта функция дает возможность отбирать и получать выборочные записи производителей мебели. Фильтрация меняет вывод данных в базе, в отличие от функции поиска.

Чтобы начать фильтрацию, установите курсор на любой ячейке, а затем нажмите кнопку «Фильтр» на панели. В каждой колонке первая строка будет заменена на выпадающий список. Кликните на появившуюся кнопку списка, чтобы настроить фильтрацию по выбранному столбцу.

Например, если вы хотите выбрать мебельные фабрики по названию, то просто нажмите на кнопку в колонке «Название» и введите ключевое слово для фильтрации. В последствии этого, в базе останутся только нужные вам мебельные производители с наличием ключевого слова в названии.

Обычно CRM системы хорошо поддерживают импорт данных из базы Excel и парсят их «на лету». Но, может случиться так, что данные нужно явно скопировать и вставить в систему автоматизации, которая, по-умолчанию, не поддерживает стандартный формат базы. Excel позволяет автоматически создавать на основе текущих данных новые записи в другом формате.

Например, нам нужно скопировать от каждой мебельной фабрики только один email адрес. Такой список мы можем создать отдельным столбцом, который потом будет удобно копировать.

Создайте рядом пустой столбец. Во 2-ю ячейку этого столбца скопируйте и вставьте формулу: =ПСТР(D2;1; ЕСЛИОШИБКА( ПОИСК(",";D2;1)-1; ДЛСТР(D2))). В формуле нужно заменить D2 на тот адрес ячейки, который содержит email производителя мебели. После ввода вы получите первый email адрес из всего списка. Затем, растяните эту ячейку на другие строки, чтобы создать список для всех строк базы.

Вы можете использовать более простую формулу, если строки имеют фиксированную длину: =ПСТР(B2;1;11). Например, для номеров телефонов или ИНН/ОГРН.

Обычно, для массовой рассылки, нужно иметь список из уникальных email адресов или телефонов. Но, когда мебельный производитель владеет несколькими сайтами, все контакты этой организации будут находиться в базе и они могут повторяться. В Excel предусмотрена возможность их удаления.

Кликните по кнопке «Удалить дубликаты» на панели вверху. В открывшемся окне нужно выбрать столбец, который вы хотите сделать уникальным. Данные будут успешно удалены и готовы к копированию.