База кухонных компаний

С помощью поиска можно искать кухонные компании по всей базе. Результаты поиска будут выводиться в отдельном окне, которое не привязано к данным. Поэтому, вы можете не беспокоиться о том, что содержимое Excel-документа изменятся.

Для того, чтобы начать поиск, нажмите Ctrl+F или соответствующую кнопку на панели инструментов. В открывшемся окне введите ключевое слово, по которому хотите найти организации и нажмите «Найти все». В этом же месте будет показан список найденных фирм.

Искать кухонные компании можно как в отдельном документе Excel, так и во всей базе.

Эта функция позволяет отфильтровать в таблице записи кухонных компаний, которые вам нужны. Фильтрация затрагивает отображение данных базы, в отличие от обычного поиска.

Для того, чтобы отфильтровать данные, установите фокус на любую ячейку документа и нажмите кнопку «Фильтр» на панели инструментов. Все ячейки первой строки будут выводиться в виде выпадающего списка. Чтобы настроить фильтр, просто кликните на появившуюся кнопку любого столбца.

Например, если вы хотите выбрать кухонные компании по названию, то просто нажмите на кнопку в колонке «Название» и введите ключевое слово для фильтрации. В результате база будет содержать кухонные компании, которые включают ключевое слово в названии.

Чаще всего CRM системы имеют функционал, который позволяет без проблем загружать Excel базу и подготавливать данные в нужном виде. Но, может случиться так, что данные нужно явно скопировать и вставить в систему автоматизации, которая, по-умолчанию, не поддерживает стандартный формат базы. С помощью Excel мы можем перевести записи из одного формата в другой.

Например, нам необходимо создать список, в котором от каждой кухонной компании будет браться только один email адрес. Очевидно, что такой список должен храниться в отдельном столбце, доступном для простого копирования.

Создайте пустую колонку рядом с email адресами. Далее, во вторую ячейку этого столбца скопируйте и вставьте формулу: =ПСТР(D2;1; ЕСЛИОШИБКА( ПОИСК(",";D2;1)-1; ДЛСТР(D2))). Здесь нужно D2 заменить на название ячейки, в которой хранится email кухонной компании. В итоге, вы получите только первый email адрес из всего списка. Для того, чтобы применить эту формулу для всех строк базы, просто растяните ячейку на всю колонку.

Вы можете использовать более простую формулу, если строки имеют фиксированную длину: =ПСТР(B2;1;11). Например, это номера ИНН/ОГРН или телефоны.

Чтобы создавать массовые рассылки клиентам, нужно подготовить список из уникальных номеров телефонов или email. Но кухонные компании могут иметь более одного сайта в интернете, поэтому контакты в базе могут повторяться. Excel имеет возможность легко удалить их.

На панели инструментов нажмите кнопку «Удалить дубликаты». В появившемся окне выберите столбец, из которого нужно удалить повторяющиеся значения. В конечном итоге лишние записи будут удалены и вы получите требуемый результат.