База магазинов стройматериалов

Поиск позволяет находить в базе определенные магазины стройматериалов. Особенностью поиска является то, что он работает в отдельном окне и его результаты не влияют на содержимое Excel документа, в отличии от применения фильтров.

Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F, чтобы начать поиск. Вы также можете использовать кнопку на панели инструментов. В появившемся окне введите слово, по которому хотите найти организации. Нажмите «Найти все», чтобы получить результаты. Результаты будут выводиться в этом же месте.

Магазины стройматериалов можно искать как во всей базе, так и в отдельном документе Excel.

Эта возможность позволяет оставить в таблице только определенные записи магазинов стройматериалов. Фильтрация затрагивает отображение данных базы, в отличие от обычного поиска.

Для того, чтобы отфильтровать данные, установите фокус на любую ячейку документа и нажмите кнопку «Фильтр» на панели инструментов. Во всех столбцах первой строки, ячейки приобретут вид выпадающего списка. Кликните на появившуюся кнопку списка, чтобы настроить фильтрацию по выбранному столбцу.

Например, для отбора магазинов стройматериалов по названию, просто откройте параметры фильтрации по кнопке рядом с ячейкой «Название» и введите поисковое слово. В итоге вы получите магазины стройматериалов, названия которых содержат ключевое слово.

Как правило в CRM системах есть функция импорта, которая успешно обрабатывает любые данные баз в формате Excel. Однако, в редких случаях, данные нужно просто скопировать в систему автоматизации, которая работает только с определенным форматом данных. Excel позволяет автоматически создавать на основе текущих данных новые записи в другом формате.

Например, что если нам нужно получить список, в котором должно содержаться по одному адресу email от каждого магазина стройматериалов? Этот список лучше создать в отдельной колонке таблицы, чтобы его можно было скопировать целиком.

Создайте новый столбец. Во вторую ячейку этой колонки введите формулу: =ПСТР(D2;1; ЕСЛИОШИБКА( ПОИСК(",";D2;1)-1; ДЛСТР(D2))). Здесь нужно D2 заменить на название ячейки, в которой хранится email магазина стройматериалов. В результате, из списка значений будет взят только первый email адрес. Затем, растяните эту ячейку на другие строки, чтобы создать список для всех строк базы.

В случае, если строка имеет фиксированное число знаков, то можно использовать короткую формулу: =ПСТР(B2;1;11). Например, для номеров телефонов или ИНН/ОГРН.

Чтобы создавать массовые рассылки клиентам, нужно подготовить список из уникальных номеров телефонов или email. Но магазины стройматериалов могут иметь более одного сайта в интернете, поэтому контакты в базе могут повторяться. Excel имеет возможность легко удалить их.

На панели вверху нажмите кнопку «Удалить дубликаты». Затем, нужно отметить галочкой столбец, в котором будут удаляться повторяющиеся значения. В итоге вы получите требуемый набор данных.