База страховых компаний

Эта функция позволяет производить поиск страховых компаний по всей базе. Результаты поиска будут выводиться в отдельном окне, которое не привязано к данным. Поэтому, вы можете не беспокоиться о том, что содержимое Excel-документа изменятся.

Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F, чтобы начать поиск. Вы также можете использовать кнопку на панели инструментов. В появившемся окне введите слово, по которому хотите найти организации. Нажмите «Найти все», чтобы получить результаты. Результаты будут выводиться в этом же месте.

Страховые компании можно искать как во всей базе, так и в отдельном документе Excel.

Эта функция дает возможность отбирать и получать выборочные записи страховых компаний. В отличии от поиска, при фильтрации отображение данных меняется.

Для начала фильтрации, кликните по любой ячейке и нажмите на панели инструментов на кнопку «Фильтр». В каждой колонке первая строка будет заменена на выпадающий список. Чтобы настроить фильтр, просто кликните на появившуюся кнопку любого столбца.

Например, чтобы отфильтровать страховые компании по названию, кликните на кнопку рядом с ячейкой «Название» и введите ключевое слово, которое должно содержаться каждой записи. В результате база будет содержать страховые компании, которые включают ключевое слово в названии.

Как правило в CRM системах есть функция импорта, которая успешно обрабатывает любые данные баз в формате Excel. Однако, в редких случаях, данные нужно просто скопировать в систему автоматизации, которая работает только с определенным форматом данных. Тогда нам нужно преобразовать данные в другой вид с помощью специальных функций Excel.

Например, что если нам нужно получить список, в котором должно содержаться по одному адресу email от каждой страховой компании? Нам явно понадобится отдельная колонка с нужным списком email для копирования.

Создайте новую, пустую колонку. Затем, введите во второй ячейке формулу: =ПСТР(D2;1; ЕСЛИОШИБКА( ПОИСК(",";D2;1)-1; ДЛСТР(D2))). Здесь нужно D2 заменить на название ячейки, в которой хранится email страховой компании. Таким образом, будет получен самый первый email адрес из списка адресов. Затем, методом подобия, растяните ячейку на весь столбец, чтобы применить формулу для всех строк базы.

В случае, если строка имеет фиксированное число знаков, то можно использовать короткую формулу: =ПСТР(B2;1;11). Например, мобильные и городские телефоны, ИНН и ОГРН.

Обычно, для массовой рассылки, нужно иметь список из уникальных email адресов или телефонов. Но страховые компании могут иметь более одного сайта в интернете, поэтому контакты в базе могут повторяться. В Excel существует функция удаления дубликатов строк.

На панели инструментов нажмите кнопку «Удалить дубликаты». В открывшемся окне нужно выбрать столбец, который вы хотите сделать уникальным. В конечном итоге лишние записи будут удалены и вы получите требуемый результат.