База поставщиков табачной продукции

Эта функция позволяет производить поиск поставщиков табака по всей базе. В отличии от фильтрации данных, поиск не изменяет содержимое Excel документа, так как работает в отдельном окне.

Для начала поиска, нажмите клавиши Ctrl+F или соответствующую кнопку на панели. В появившемся окне введите слово, по которому хотите найти организации. Нажмите «Найти все», чтобы получить результаты. В этом же месте будет показан список найденных фирм.

Поиск поставщиков табака возможен как по всей базе, так и в отдельном листе Excel файла.

Эта возможность позволяет оставить в таблице только определенные записи поставщиков табачной продукции. Фильтрация затрагивает отображение данных базы, в отличие от обычного поиска.

Первым делом установите курсор на ячейке документа, а затем кликните на кнопку «Фильтр» на панели инструментов. Все ячейки первой строки будут выводиться в виде выпадающего списка. Чтобы настроить фильтр, просто кликните на появившуюся кнопку любого столбца.

Например, для отбора поставщиков табака по названию, просто откройте параметры фильтрации по кнопке рядом с ячейкой «Название» и введите поисковое слово. В итоге в базе будут выведены дистрибьюторы табака, которые удовлетворяют критериям фильтрации, а остальные скрыты.

Большинство CRM систем имеют возможность импортировать Excel базу и преобразовывать данные «на лету». Однако, иногда возникает необходимость скопировать данные в какую-либо систему автоматизации, которая не поддерживает импорт, а стандартный формат базы не соответствует условиям вставки. Excel позволяет автоматически создавать на основе текущих данных новые записи в другом формате.

Например, что если нам нужно получить список, в котором должно содержаться по одному адресу email от каждого поставщика табака? Нам явно понадобится отдельная колонка с нужным списком email для копирования.

Создайте рядом пустой столбец. Во вторую ячейку этой колонки введите формулу: =ПСТР(D2;1; ЕСЛИОШИБКА( ПОИСК(",";D2;1)-1; ДЛСТР(D2))). В формуле нужно заменить D2 на тот адрес ячейки, который содержит email поставщика табачной продукции. В итоге, вы получите только первый email адрес из всего списка. Затем, методом подобия, растяните ячейку на весь столбец, чтобы применить формулу для всех строк базы.

Если в строке данные имеют точное количество знаков, то можно использовать более простую формулу: =ПСТР(B2;1;11). Например, это могут быть телефоны или ИНН/ОГРН.

Часто, для систем массовой рассылки нужно иметь уникальный список email адресов или номеров телефонов. Но в случае, если дистрибьютор табака имеет несколько сайтов, то все они будут сохранены в базе и контакты могут повторяться. Excel имеет возможность легко удалить их.

На панели вверху нажмите кнопку «Удалить дубликаты». В появившемся окне выберите столбец, из которого нужно удалить повторяющиеся значения. В итоге вы получите требуемый набор данных.