База косметологий

Поиск по базе позволяет находить вам нужные записи косметологий. Поиск, в отличие от фильтрации, работает в специальном окне, которое изолировано от содержимого. Результаты никак не повлияют на существующие данные в Excel документе.

Чтобы начать поиск, нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F или кнопку поиска на панели инструментов. В появившемся окне введите слово, по которому хотите найти организации. Нажмите «Найти все», чтобы получить результаты. Ваши результаты будут показаны в этом же месте.

Производить поиск косметологий можно как во всей книге Excel, так и в отдельном документе.

С помощью этой функции вы можете отфильтровывать записи косметологий. Фильтрация изменяет отображение данных базы, в отличие от поиска.

Первым делом установите курсор на ячейке документа, а затем кликните на кнопку «Фильтр» на панели инструментов. Рядом с каждой ячейкой в первой строке появится кнопка выпадающего списка. Чтобы настроить фильтр, просто кликните на появившуюся кнопку любого столбца.

Например, для того, чтобы отобрать косметологии по названию, нажмите на кнопку в столбце «Название». Затем введите слово, по которому записи должны быть отфильтрованы. В результате в базе останутся косметологии, которые соответствуют критериям фильтрации.

Большая часть CRM систем имеют функцию импорта и неплохо умеют парсить данные Excel файлов «на лету». Однако, иногда возникает необходимость скопировать данные в какую-либо систему автоматизации, которая не поддерживает импорт, а стандартный формат базы не соответствует условиям вставки. Для этого в Excel существует возможность преобразования данных в другой формат.

Например, нам необходимо создать список, в котором от каждой косметологии будет браться только один email адрес. Нам явно понадобится отдельная колонка с нужным списком email для копирования.

Создайте пустую колонку рядом с email адресами. Во 2-ю ячейку этого столбца скопируйте и вставьте формулу: =ПСТР(D2;1; ЕСЛИОШИБКА( ПОИСК(",";D2;1)-1; ДЛСТР(D2))). Здесь нужно D2 заменить на название ячейки, в которой хранится email косметологии. После ввода вы получите первый email адрес из всего списка. Затем, растяните эту ячейку на другие строки, чтобы создать список для всех строк базы.

В случае, если строка имеет фиксированное число знаков, то можно использовать короткую формулу: =ПСТР(B2;1;11). Например, для номеров телефонов или ИНН/ОГРН.

Для рассылки по email адресам или номерам телефонов, нужно иметь список из уникальных значений. Но косметологии могут иметь более одного сайта в интернете, поэтому контакты в базе могут повторяться. В Excel предусмотрена возможность их удаления.

На панели вверху нажмите кнопку «Удалить дубликаты». Перед вами появится окно. Выберите в нем тот столбец, значения которого должны быть уникальны. В итоге вы получите требуемый набор данных.