База компаний аренды спецтехники

Поиск по базе позволяет находить вам нужные записи компаний по специальной технике. Особенностью поиска является то, что он работает в отдельном окне и его результаты не влияют на содержимое Excel документа, в отличии от применения фильтров.

Чтобы начать поиск, нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F или кнопку поиска на панели инструментов. Далее, введите ключевое слово в появившемся окне. Нажмите на «Найти все», чтобы начать поиск. Ваши результаты будут показаны в этом же месте.

Искать компании по специальной технике можно как в отдельном документе Excel, так и во всей базе.

С помощью фильтрации можно выбрать определенные записи компаний аренды спецтехники из всей таблицы. Фильтрация затрагивает отображение данных базы, в отличие от обычного поиска.

Для начала фильтрации, кликните по любой ячейке и нажмите на панели инструментов на кнопку «Фильтр». Во всех столбцах первой строки, ячейки приобретут вид выпадающего списка. Чтобы настроить фильтр, просто кликните на появившуюся кнопку любого столбца.

Например, если нужно получить выборочные записи компаний по специальной технике по названию, нужно просто нажать на кнопку в ячейке «Название» и указать ключевое слово. В итоге в базе будут выведены арендодатели спецтехники, которые удовлетворяют критериям фильтрации, а остальные скрыты.

Как правило в CRM системах есть функция импорта, которая успешно обрабатывает любые данные баз в формате Excel. Однако, в редких случаях, данные нужно просто скопировать в систему автоматизации, которая работает только с определенным форматом данных. Для этого данные в Excel нужно привести к другому формату.

Например, нам необходимо создать список, в котором от каждой компании по специальной технике будет браться только один email адрес. Нам явно понадобится отдельная колонка с нужным списком email для копирования.

Создайте новую, пустую колонку. Затем, введите во второй ячейке формулу: =ПСТР(D2;1; ЕСЛИОШИБКА( ПОИСК(",";D2;1)-1; ДЛСТР(D2))). Замените в формуле D2 на название ячейки, в которой хранится адрес email компании аренды спецтехники на этой же строке. В итоге, вы получите только первый email адрес из всего списка. Далее, чтобы задействовать все строки, просто растяните эту ячейку на весь столбец.

Так же возможно использование более простой формулы для данных с фиксированной длинной: =ПСТР(B2;1;11). Например, для телефонов, ИНН, ОГРН.

Часто, для систем массовой рассылки нужно иметь уникальный список email адресов или номеров телефонов. Но в случае, если арендодатель спецтехники имеет несколько сайтов, то все они будут сохранены в базе и контакты могут повторяться. В Excel предусмотрена возможность их удаления.

На панели вверху нажмите кнопку «Удалить дубликаты». Затем, нужно отметить галочкой столбец, в котором будут удаляться повторяющиеся значения. Данные будут успешно удалены и готовы к копированию.