База охранных компаний

Поиск по базе позволяет находить вам нужные записи охранных компаний. Результаты поиска будут выводиться в отдельном окне, которое не привязано к данным. Поэтому, вы можете не беспокоиться о том, что содержимое Excel-документа изменятся.

Для начала поиска, нажмите клавиши Ctrl+F или соответствующую кнопку на панели. В появившемся окне введите слово, по которому хотите найти организации. Нажмите «Найти все», чтобы получить результаты. Результаты будут выводиться в этом же месте.

Охранные компании можно искать как во всей базе, так и в отдельном документе Excel.

С помощью этой функции вы можете отфильтровывать записи охранных компаний. В отличие от поиска, фильтрация меняет вывод данных базы.

Чтобы начать фильтрацию, установите курсор на любой ячейке, а затем нажмите кнопку «Фильтр» на панели. В каждой колонке первая строка будет заменена на выпадающий список. Кликните на появившуюся кнопку списка, чтобы настроить фильтрацию по выбранному столбцу.

Например, чтобы отфильтровать охранные компании по названию, кликните на кнопку рядом с ячейкой «Название» и введите ключевое слово, которое должно содержаться каждой записи. В итоге в базе будут выведены охранные компании, которые удовлетворяют критериям фильтрации, а остальные скрыты.

Большая часть CRM систем имеют функцию импорта и неплохо умеют парсить данные Excel файлов «на лету». Но, бывают случаи, когда нужно просто скопировать и вставить данные в систему автоматизации, не поддерживающую существующий формат записи. Тогда нам нужно преобразовать данные в другой вид с помощью специальных функций Excel.

Например, нам нужно скопировать от каждой охранной компании только один email адрес. Разумеется, такой список адресов должен быть в отдельной колонке для дальнейшего копирования.

Создайте рядом пустой столбец. Во вторую ячейку этой колонки введите формулу: =ПСТР(D2;1; ЕСЛИОШИБКА( ПОИСК(",";D2;1)-1; ДЛСТР(D2))). Здесь, вместо D2 укажите ячейку email адреса охранной компании этой строки. В итоге, вы получите только первый email адрес из всего списка. Чтобы применить этот метод для остальных строк, достаточно растянуть текущую ячейку на всю колонку.

В случае, если строка имеет фиксированное число знаков, то можно использовать короткую формулу: =ПСТР(B2;1;11). Например, мобильные и городские телефоны, ИНН и ОГРН.

Для рассылки по email адресам или номерам телефонов, нужно иметь список из уникальных значений. Однако, контакты могут повторяться в тех случаях, когда охранная компания имеет несколько сайтов в интернете. В Excel существует быстрый и удобный способ удалить их.

Просто нажмите «Удалить дубликаты» на панели инструментов. Затем, нужно отметить галочкой столбец, в котором будут удаляться повторяющиеся значения. В итоге вы получите требуемый набор данных.