База хлебозаводов, хлебокомбинатов

С помощью поиска можно искать хлебные заводы, комбинаты по всей базе. Поиск, в отличие от фильтрации, работает в специальном окне, которое изолировано от содержимого. Результаты никак не повлияют на существующие данные в Excel документе.

Для поиска просто нажмите Ctrl+F на клавиатуре или нажмите кнопку поиска на панели. Далее, введите ключевое слово в появившемся окне. Нажмите на «Найти все», чтобы начать поиск. Ваши результаты будут показаны в этом же месте.

Поиск хлебных заводов, комбинатов можно осуществлять по отдельному документу Excel или по всей базе.

С помощью фильтрации можно выбрать определенные записи хлебозаводов, хлебокомбинатов из всей таблицы. Фильтрация меняет вывод данных в базе, в отличие от функции поиска.

Для того, чтобы отфильтровать данные, установите фокус на любую ячейку документа и нажмите кнопку «Фильтр» на панели инструментов. В каждой колонке первая строка будет заменена на выпадающий список. Чтобы настроить фильтр, просто кликните на появившуюся кнопку любого столбца.

Например, чтобы отфильтровать хлебные заводы, комбинаты по названию, кликните на кнопку рядом с ячейкой «Название» и введите ключевое слово, которое должно содержаться каждой записи. В итоге в базе будут выведены производители хлебобулочных и макаронных изделий, которые удовлетворяют критериям фильтрации, а остальные скрыты.

Большая часть CRM систем имеют функцию импорта и неплохо умеют парсить данные Excel файлов «на лету». Однако, в редких случаях, данные нужно просто скопировать в систему автоматизации, которая работает только с определенным форматом данных. Для этого данные в Excel нужно привести к другому формату.

Например, что если мы хотим скопировать только по одному email адресу от каждого хлебного завода, комбината? Нам явно понадобится отдельная колонка с нужным списком email для копирования.

Создайте новую, пустую колонку. Затем, просто скопируйте и вставьте во вторую ячейку этой колонки формулу: =ПСТР(D2;1; ЕСЛИОШИБКА( ПОИСК(",";D2;1)-1; ДЛСТР(D2))). В формуле нужно заменить D2 на тот адрес ячейки, который содержит email хлебозавода, хлебокомбината. В итоге, вы получите только первый email адрес из всего списка. Затем, растяните эту ячейку на другие строки, чтобы создать список для всех строк базы.

Если в строке данные имеют точное количество знаков, то можно использовать более простую формулу: =ПСТР(B2;1;11). Например, для телефонов, ИНН, ОГРН.

Для массовых рассылок, обычно, нужно иметь список, содержащий уникальные email адреса или телефоны. Но производители хлебобулочных и макаронных изделий могут иметь более одного сайта в интернете, поэтому контакты в базе могут повторяться. Excel позволяет без труда удалить их.

Просто нажмите «Удалить дубликаты» на панели инструментов. В открывшемся окне нужно выбрать столбец, который вы хотите сделать уникальным. Наконец, данные будут удалены и готовы к дальнейшей работе.